Adevărul incomod despre productivitate: nu e o problemă de time management, ci de priorități

„N-am timp nici să respir!”

Când vine vorba de gestionarea timpului și de productivitate, nu cred că este carte pe care să nu o fi citit, cu atât mai puțin este tehnică pe care să nu o fi încercat.

Unele au funcționat mai bine, altele mai puțin – spre deloc – iar acum îmi dau seama că, poate, problema (cel puțin în cazul unora) nu a fost tehnica în sine, ci a fost o problemă de... timing, la mine.

Oricum ar sta lucrurile, adevărul este că mi-a luat mult timp (ce ironie!) și destul de mult efort până să descopăr ce funcționează și ce nu pentru mine. A fost o veritabilă muncă de cercetare pe care am depus-o, de aceea, după ce am realizat-o, am vrut să împărtășesc mai departe experiența mea așa încât nici alte persoane să nu mai treacă prin același chin prin care am trecut și eu.

Astfel am creat ateliere și am susținut diferite prezentări în contexte de tot felul, dar mai ales am împărtășit toate aceste resurse în ocaziile mai restrânse, din consilieri și în sesiunile individuale cu clientele mele.

Pentru că problema time management-ului este una cât se poate de întâlnită în practica mea de cabinet, precum și este un subiect „fierbinte” în multe terapii. De aceea fraza de la început este una pe care o aud mai des decât aș vrea, fiind urmată de una sau mai multe dintre următoarele:

„Așa-mi vine să las totul baltă și să mă duc unde văd cu ochii!”

sau

„Mi s-a luat până peste cap, oricum nimic nu are sens!”

sau

„Am obosit să trag de mine ca de un cal de povară, asta nu e viață!”

...totul culminând cu întrebarea „de un milion de puncte”:

Ceva trebuie să se schimbe, Alexandra, dar ce anume și cum fac asta?”

Ei bine, răspunsul la întrebarea aceasta este unul (foarte) nuanțat, pentru că nu e vorba că timpul per se al unei zile ar fi puțin și, sincer, nu e vorba nici măcar de volumul lucrurilor pe care vrei să le faci (adică de cât de multe lucruri îți propui să realizezi).

De fapt, de cele mai multe ori, este vorba despre o combinație între cele două: prea multe lucruri raportat la cât timp ai în mod real la dispoziție.

Dar: dacă ți-aș spune că nici măcar asta nu este o problemă?

Dacă ți-aș spune că nu ai o problemă nici de organizare, nici de timp și cu atât mai puțin de insuficiente tehnici de gestionare a timpului?

Dacă ți-aș spune în schimb că ai o problemă de... semnificație?

Eficiența nu aduce și împlinire

Pe măsură ce am încercat tehnică după tehnică și strategii în lanț prin care să recâștig controlul asupra timpului meu, la un moment dat am realizat un fenomen interesant: chiar și metodele care funcționau, de fapt... nu funcționau!

„Cum adică, Alexandra?”

Ceea ce am realizat a fost că, în ciuda faptului că eram eficientă, productivă, bifam un task după altul din lista mea cu lucruri-de-făcut (to do list), eu tot nemulțumită și neîmplinită mă simțeam.

Cumva, la final de zi sau de săptămână impresia mea că „n-am făcut nimic” și frustrarea că „e degeaba” nu dispăreau, ba din contră, parcă se amplificau.

„Lecția” la care eram restantă

Fac o paranteză: poate te-ai gândit că avea legătură cu o parte perfecționistă din mine sau cu criticul meu interior, tendințe pe care multe dintre noi, femeile „super-achiever”, le avem. M-am gândit și eu la acest aspect, am cercetat – adică am mers la terapie –, dar lucrurile în privința gestionării timpului au rămas neschimbate.

Răspunsul a fost mai simplu decât aș fi crezut, dar foarte neplăcut: mă concentram pe lucrurile complet greșite.

Eu nu aveam o problemă de sistem – cum, de altfel, nici una dintre clientele mele nu are. Sistemul meu de time management, asemenea sistemului femeilor cu care lucrez, era unul mai mult decât bun și funcțional – era unul performativ, de-a dreptul minunat, care permitea realizarea a o mulțime de sarcini indiferent de timpul pe care îl aveam la dispoziție sau de numărul de task-uri.

Totuși, nu reușeam niciodată să le fac cele care contau cu adevărat, iar aceasta este, de asemenea, și situația cu care se confruntă multe dintre clientele mele: cu alte cuvinte, au și ele, așa cum aveam și eu, o problemă de stabilire a priorităților.

Nu?

Da... și nu chiar.

Cum să-ți prioritizezi... prioritățile

Dacă ești și tu asemenea mie și asemenea lor, atunci și în cazul tău cel mai probabil nu este vorba că nu vrei să faci ceea ce contează, cu atât mai puțin este vorba că nu știi care îți sunt prioritățile.

Este vorba însă că pur și simplu nu știi cum să faci asta – adică, să-ți prioritizezi prioritățile, cum ar veni – și în același timp să reușești să te ocupi și de celelalte lucruri care îți solicită timpul și atenția.

Pentru că adevărul este și acesta: nu este chiar atât e simplu să faci doar ceea ce vrei și nu ai cum. Viața „reală” presupune și să faci ceva care intră mai degrabă în categoria „nu vreau, dar trebuie” – chit că este vorba de duc copiii la activități, chit că este vorba despre curățenie, e-mail-uri sau meeting-uri.

Și atunci, care e soluția?

Din experiența mea de până acum (atât personală, cât și pe baza rezultatelor obținute de clientele mele), soluția este necesar să țină cont de trei aspecte obligatorii:

1. să ia în calcul ambele categorii de sarcini – anume, și pe cele tip „vreau” (priorități), și pe cele tip „trebuie”.

2. să ofere suficient de multe sugestii (tehnici, strategii, metode) practice, astfel încât să asigure varietate pentru mai multe tipuri de personalități și situații de viață.

3. (poate cel mai important) să propună o structură clară și simplu de implementat prin integrare în stilul de viață deja existent, ci nu prin restructurare a acestuia.

Există o astfel de soluție?!

Da, există, iar eu abia de curând am aflat de ea și admit că mult mi-ar fi ușurat viața (și munca) dacă aș fi aflat de ea mai devreme.

Și poate că nu o să te mire atât de tare să-ți spun că această soluție este... o carte. :)

Soluția MAKE TIME (Fă-ți timp)

O să te surprindă, totuși, să-ți spun că soluția vine de la doi dintre oamenii care au lucrat la dezvoltarea unora dintre cei mai mari „hoți” de timp din zilele noastre - anume, tehnologia și rețelele sociale.

În același timp mă gândesc că nici nu avea de unde altundeva să vină: declicul s-a produs atunci când autorii și-au dat seama de problemă atunci când chiar ei s-au confruntat cu efectele secundare asupra timpului a ceea ce ei înșiși au creat.

87 de strategii practice

Nu o să intru în detalii aici, ci o să te invit să descoperi povestea lor din carte; ceea ce o ă fac eu în continuare este să-ți spun de ce pentru mine cartea – și sistemul – m-a cucerit, precum și ce proiect m-a ajutat pe mine să creez și să lansez.

În primul rând, am apreciat faptul că au gândit întreg sistemul în jurul OBIECTIVULUI – adică au pus în centrul abordării exact lucrul sau task-ul prioritar de la care vrei să pornești.

Și are sens să fie așa, pentru că obiectivul tău este, practic, de ce-ul tău, este esența a ceea ce-ți dorești și a ceea ce contează cu adevărat pentru tine.

Al doilea lucru pe care l-am apreciat a fost GENEROZITATEA DE TEHNICI și de strategii dintre care poți alege, mai precis 87.

Cartea îți oferă OPTZECI ȘI ȘAPTE de metode dintre care să alegi, suficiente pentru toate „gusturile” și preferințele, așa încât chiar nu poți spune că nu ai de unde să alegi sau din ce să testezi.

Nu în ultimul rând, ceea ce am apreciat și nu am mai întâlnit cred că în nici o altă abordare este focusul pe acele lucruri care te ancorează și care te energizează în egală măsură.

Pentru că ai nevoie atât de pârghii care să-ți susțină angajamentul și concentrarea, cât și de strategii care să-ți „încarce bateriile” în tot procesul pe care îl presupune atingerea obiectivului tău.

Proiectul pe care eu l-am adus la viață cu ajutorul cărții

În cazul meu, Fă-ți timp a venit într-un moment cum nu se putea mai bun, într-o perioadă în care atât lucrurile din categoria „trebuie” se înmulțiseră, cât și cele din categoria „vreau”, atât că primele începuseră să le eclipseze pe cele din urmă.

Concret, pe mine cartea aceasta m-a ajutat să-mi fac în sfârșit timp să mă ocup de crearea și de lansarea proiectului la care visam de mai bine de un an de zile: podcastul Din gând în gând.

Ce am făcut eu a fost să trec cu buldozerul prin calendar (strategia nr. )ca să-mi prioritizez obiectivul, să închid ușa, să inventez un termen limită și să-mi iau o zi liberă (strategiile 48, 49 și 59)ca să-mi mențin concentrarea și să fac mișcare în fiecare zi, să petrec timp în aer liber și să fac pauze reale (strategiile 61, 77 și 80)ca să mă energizez și să-mi încarc bateriile.

Iar acesta este un alt avantaj combinat al metodei MAKE TIME și al faptului că oferă o multitudine de strategii dintre care să alegi: îți poți personaliza propriul sistem de time management așa încât să te (re)înstăpânești pe timpul tău și să-l folosești pentru ceea ce contează cu adevărat pentru tine.

Pentru mine, cel mai recent, a fost un podcast.

Oare pentru tine ce va fi?